Bir avukat bürosunda her telefon bir müvekkil, bir dava ya da bir fırsattır. KibrisAvukatPro santral programı; gelen aramayı arayan kimliğinden tanır, ilgili müvekkil ve dava kartını ekrana getirir, çağrı kayıtlarını tutar ve cevaplanamayan aramaları takip listesine düşürür. Böylece tek bir çağrı bile kaybolmaz.
Arayan kimliği · Çağrı kaydı · Kaçan çağrı takibi · KKTC için bulut santral
Santral programı, bir büronun telefon trafiğini — gelen ve giden aramaları, dahili hatları, yönlendirmeleri ve çağrı kayıtlarını — fiziksel bir santral kutusu yerine yazılım üzerinden yöneten sistemdir. Klasik PBX donanımının yaptığı işi bulut tabanlı bir arayüze taşır; her aramayı kayıt altına alır, kime yönlendirildiğini izler ve telefon görüşmelerini büronun geri kalan iş akışıyla birleştirir. Bir avukat bürosu için bunun anlamı basittir: telefon artık sadece çalan bir cihaz değil, müvekkil ilişkisinin bir parçasıdır.
Geleneksel bir santralde arayan numara ekranda görünse de o numaranın kime ait olduğunu, hangi davayla ilgili olduğunu ve en son ne zaman görüştüğünüzü hatırlamak tamamen kişiye kalır. KibrisAvukatPro santral programı bu boşluğu kapatır: telefon çaldığında numarayı müvekkil veritabanınızla eşleştirir ve görüşmeye başlamadan önce karşınızdaki kişinin kim olduğunu, açık dosyalarını ve son temas notlarını ekranda gösterir. Avukat, "kimi aramıştı?" diye düşünmek yerine doğrudan konuya girer.
Birçok büro hâlâ duvara monte fiziksel bir santral cihazıyla, sabit hatlarla ve elle tutulan not defterleriyle çalışır. Bu yapı çalışır; ancak çağrı geçmişini tutmaz, uzaktan erişime kapalıdır ve yeni bir personel eklemek teknik müdahale gerektirir. Bulut tabanlı santral programı ise tarayıcıdan veya mobil uygulamadan çalışır: yeni bir dahili hat eklemek, yönlendirme kuralı tanımlamak veya bir personeli sisteme katmak dakikalar sürer. Büro Lefkoşa'da, avukat Girne'de, çağrılar ise tek bir merkezi sistemde toplanır.
Bu geçişin en büyük kazancı, telefon verisinin artık kaybolmamasıdır. Kim aradı, ne zaman aradı, kaç saniye konuşuldu, çağrı hangi personele yönlendirildi — bunların hepsi kayıt altındadır. Büro yönetimi açısından bu, görünmeyen bir iş yükünün ölçülebilir hale gelmesi demektir; avukat açısından ise hiçbir müvekkil temasının havada kalmaması anlamına gelir.
Fiziksel bir santralde her telefon birbirine benzer: numara çalar, biri açar, görüşme biter ve geriye hiçbir kayıt kalmaz. Müvekkil daha önce kiminle, ne konuşmuştu? Kim cevaplamadı? Hangi numara ısrarla arıyor da bir türlü dönülemiyor? Bu soruların cevabı kimsenin hafızasında tutarlı biçimde durmaz. Sonuç: kaçan çağrılar, geç dönülen müvekkiller ve "ben aramıştım ama kimse açmadı" şikâyetleri büronun itibarını yıpratır.
Santral programımız her aramayı müvekkil ve dava kayıtlarınızla ilişkilendirir. Telefon çaldığında karşınızdakini tanırsınız; görüşme bittiğinde çağrı otomatik olarak ilgili dosyanın geçmişine işlenir. Cevaplanamayan aramalar bir takip listesi olarak önünüze gelir; kimseye geri dönmeyi unutmazsınız. Telefon hatlarınızı bir telekom/VoIP sağlayıcısı üzerinden bağlarız — bu kısım bir entegrasyondur — ve büro tarafındaki çağrı yönetimini biz kusursuz hale getiririz.
Gelen numara müvekkil veritabanınızla eşleşir; telefon açılmadan önce kimin aradığını ekranda görürsünüz.
Arayan müvekkilin açık dosyaları, son işlemleri ve notları çağrı ekranında belirir; konuya hazırlıklı girersiniz.
Müvekkili tanıyan santral, aramayı dosyadan sorumlu avukata akıllıca yönlendirebilir.
Arayan kimliği eşleşmesi, Santral / PBX modülünün ve Müvekkil CRM modülünün birlikte çalışmasıyla mümkün olur. Bir numara CRM'de kayıtlıysa, çağrı geldiğinde o kişinin kartı; kayıtlı değilse, "yeni kişi olarak ekle" seçeneği önünüze gelir. Böylece müvekkil veritabanınız her aramayla biraz daha zenginleşir.
KVKK notu: Arayan numara bilgisinin müvekkil kayıtlarıyla eşleştirilmesi ve çağrı verilerinin işlenmesi kişisel veri işleme kapsamındadır. KibrisAvukatPro bu verileri yalnızca büronuzun yetkili kullanıcılarına gösterir, şifreli olarak saklar ve veri sorumlusu olarak müvekkillerinizi aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmeniz için gerekli kayıt düzenini sağlar. Hangi verinin ne amaçla işlendiğine büro karar verir; yazılım bu kararı uygulanabilir ve denetlenebilir kılar.
Çağrı kayıtları, bir görüşmenin yapıldığını kanıtlamaktan çok daha fazlasını sağlar: müvekkille olan iletişiminizin bütününü görünür kılar. "Bu müvekkille en son ne zaman konuştuk, neyi konuştuk?" sorusunun cevabı, dosyanın dava dosyası geçmişinde hazır durur. Görüşme kayıtları aynı zamanda büro içi devirlerde de kritik rol oynar; bir dosyayı devralan avukat, telefon temaslarının özetini tek bakışta görür.
İsteğe bağlı ses kaydı özelliği, özellikle hassas görüşmelerin sonradan teyit edilmesi gereken durumlarda değerlidir. Ancak ses kaydı, arayan tarafın bilgilendirilmesini gerektiren bir kişisel veri işleme faaliyetidir. KibrisAvukatPro ses kaydını teknik olarak mümkün kılar; bu özelliği etkinleştirip etkinleştirmemek, gerekli aydınlatma ve onayı sağlamak ise veri sorumlusu olarak büronun takdir ve sorumluluğundadır. Sistem, hangi çağrıların kaydedildiğini şeffaf biçimde işaretler.
Bir avukat bürosunda cevaplanamayan her çağrı potansiyel bir kayıptır. Mahkemede, görüşmede ya da yoğun bir günde telefonu açamamak normaldir; asıl sorun, o aramaya geri dönmeyi unutmaktır. Yeni bir müvekkil ilk kez aramışsa ve geri dönülmezse, çoğu zaman bir sonraki büroyu arar. KibrisAvukatPro santral programı, cevaplanamayan tüm aramaları otomatik olarak bir kaçan çağrı listesine düşürür; bu liste, geri dönüş yapılana kadar açık kalır.
Cevaplanamayan bir arama, sadece bir bildirim olarak kalmaz; isterseniz bir göreve dönüşür ve sorumlu personele atanır. "Bu numarayı bugün ara" görevi tamamlanana kadar listede durur. Numara CRM'de kayıtlı bir müvekkile aitse, geri dönüş yaparken o kişinin dosyası zaten önünüzdedir. Numara yeniyse, çağrı kaydı yeni bir potansiyel müvekkil olarak değerlendirilebilir.
Kaçan çağrıların zamana göre dağılımı, büronun çalışma düzeni hakkında değerli bir veridir. Çağrıların çoğu öğle saatlerinde mi kaçıyor, yoksa belirli günlerde mi yığılıyor? Bu bilgi, personel planlamasından çalışma saatlerine kadar yönetimsel kararlara ışık tutar. Daha gelişmiş gelen/giden çağrı yönetimi ve temsilci performansı için Çağrı Merkezi modülüne de bakabilirsiniz; santral programı çekirdek çağrı yönetimini, çağrı merkezi modülü ise yoğun trafikli ekipler için derinlemesine raporlamayı sağlar.
Sekreterin karşıladığı aramalar, müvekkilin dosyasından sorumlu avukata akıllıca yönlendirilir. Avukat telefonu açtığında müvekkilin kartı zaten ekranındadır.
Mahkemedeyken kaçan aramalar listeye düşer. Avukat duruşmadan çıkınca listeyi açar, her numaraya tek tek döner; hiçbir potansiyel müvekkil kaybolmaz.
Gün içinde onlarca arama alan bir büro, hangi müvekkille ne konuşulduğunu çağrı geçmişinden takip eder; aynı konunun iki kez konuşulması engellenir.
* Rakamlar tanıtım amaçlı, örnek değerlerdir.
Telefon, müvekkil CRM ve dava dosyalarıyla aynı platformda çalışır; veri ada ada kalmaz.
Çağrı verileri şifreli saklanır; KVKK yükümlülüklerinizi yerine getirmeniz için düzen sağlar.
Türkçe arayüz, yerel telekom/VoIP sağlayıcılarıyla entegrasyon, büro işleyişine göre tasarım.
Çağrı yönetimi yazılım tarafında olur; telefon hatları bir telekom veya VoIP (internet telefonu) sağlayıcısı üzerinden bağlanır. Bu bir entegrasyondur — mevcut numaranızı taşıyabilir ya da yeni bir VoIP hattı tanımlayabiliriz. Donanımsal masaüstü telefonlar, mobil uygulama veya bilgisayar üzerinden kullanım mümkündür.
Gelen numara, Müvekkil CRM veritabanınızdaki kayıtlarla otomatik karşılaştırılır. Numara kayıtlıysa o kişinin kartı ve açık dosyaları çağrı ekranında belirir; kayıtlı değilse yeni kişi olarak ekleme seçeneği sunulur.
Hayır. Ses kaydı isteğe bağlı bir özelliktir. Etkinleştirirseniz, arayan tarafı bilgilendirme ve KVKK aydınlatma yükümlülüğü veri sorumlusu olarak büronuza aittir. Sistem hangi çağrıların kaydedildiğini şeffaf biçimde işaretler.
Cevaplanamayan her arama otomatik olarak kaçan çağrı listesine düşer ve geri dönüş yapılana kadar açık kalır. Dilerseniz bu çağrıyı bir göreve dönüştürüp sorumlu personele atayabilirsiniz.
Çağrı kayıtları ve eşleşen müvekkil bilgileri şifreli olarak bulutta saklanır, düzenli yedeklenir ve yalnızca yetkili kullanıcılar erişebilir. Veri gizliliği önceliğimizdir.
Santral programı, büronun temel telefon trafiğini (arayan tanıma, kayıt, yönlendirme, kaçan çağrı) yönetir. Çağrı Merkezi modülü ise yoğun gelen/giden çağrı yapan ekipler için temsilci paneli, IVR ve detaylı çağrı raporları gibi ileri özellikler ekler.
Arayan kimliğini tanıyan, her görüşmeyi kaydeden ve hiçbir çağrıyı kaçırmayan bir santral programını bugün ücretsiz deneyin.
WhatsApp'tan yazın, anında dönelim. Dilerseniz aşağıdan mesajınızı bırakın — WhatsApp üzerinden bize ulaşır.
WhatsApp'tan Yaz
