Gelen ve giden tüm çağrılarınızı tek bir panelde yönetin. KibrisAvukatPro çağrı merkezi yazılımı; temsilcilere canlı bir çalışma paneli sunar, IVR (sesli yanıt menüsü) ile aramaları doğru birime yönlendirir ve her çağrıyı ölçülebilir raporlara dönüştürür. Hukuk büroları ve müşteri iletişimi yoğun şirketler için tasarlandı.
Temsilci paneli · IVR yönlendirme · Gelen/giden çağrı · Çağrı raporları
Çağrı merkezi yazılımı, bir kurumun telefon iletişimini tek bir merkezden — gelen aramaların karşılanmasından giden aramaların başlatılmasına, temsilcilerin yönetiminden çağrı performansının raporlanmasına kadar — yöneten sistemdir. Geleneksel bir telefon hattı yalnızca konuşmayı sağlarken, çağrı merkezi yazılımı her aramayı ölçülebilir bir iş sürecine dönüştürür: kim aradı, hangi temsilciye düştü, ne kadar bekledi, sorun çözüldü mü? Bir hukuk bürosu için bu, müvekkil iletişiminin kontrol altına alınması; bir şirket için ise müşteri memnuniyetinin ölçülebilir hale gelmesi demektir.
KibrisAvukatPro çağrı merkezi yazılımı bulut tabanlıdır; kurulum ya da pahalı donanım gerektirmez. Temsilciler tarayıcı veya mobil uygulama üzerinden çalışır, yönetici ise canlı bir panodan tüm operasyonu izler. Telefon hatları bir telekom/VoIP sağlayıcısı üzerinden bağlanır — bu kısım bir entegrasyondur — ve yazılım, çağrı dağıtımı, yönlendirme ve raporlama gibi katma değerli işleri üstlenir.
Her büronun tam donanımlı bir çağrı merkezine ihtiyacı yoktur; ancak gelen çağrı hacmi belirli bir eşiği aştığında, basit bir santral yetersiz kalır. Birden fazla kişinin telefon karşıladığı, aramaların sırayla dağıtılması gereken, "kim ne kadar arama aldı, kaç tanesi cevapsız kaldı?" sorusunun yönetimsel önem taşıdığı yapılarda çağrı merkezi yazılımı devreye girer. Tahsilat takibi yapan hukuk büroları, müşteri hizmetleri yürüten şirketler ve randevu/danışma trafiği yoğun ofisler bunun tipik örnekleridir.
Daha hafif bir ihtiyaç için, yalnızca arayan tanıma ve kaçan çağrı takibi sunan santral programı yeterli olabilir. Çağrı merkezi yazılımı ise bunun üzerine temsilci yönetimi, IVR ve detaylı raporlama katmanını ekler; ölçek büyüdükçe fark belirginleşir.
Birden fazla kişinin gelişigüzel telefon karşıladığı bir yapıda kaos kaçınılmazdır: aynı müvekkili iki kişi arar, bir arama kimseye düşmeden kaybolur, yoğun saatlerde müvekkiller dakikalarca bekler ve kimse kaç aramanın cevapsız kaldığını bilmez. Performans ölçülemediği için iyileştirme de yapılamaz. "Telefonlara yetişemiyoruz" şikâyeti süreklidir ama nedeni veriyle gösterilemez.
Çağrı merkezi yazılımımız gelen aramaları kurala göre temsilcilere dağıtır, IVR ile arayanı doğru birime yönlendirir ve her çağrıyı raporlar. Yönetici, canlı panoda kaç aramanın beklediğini, hangi temsilcinin müsait olduğunu ve günün performansını gerçek zamanlı görür. Telefon altyapısını bir VoIP sağlayıcısıyla entegre ederiz; operasyonun ölçülebilir, raporlanabilir ve iyileştirilebilir kısmını biz sağlarız.
Gelen çağrı dağıtımı ve arayan tanıma, Çağrı Merkezi modülünün çekirdeğidir. Aramalar boşta bekleyen temsilciye otomatik düşer; böylece bir kişi aramalara boğulurken diğeri boşta kalmaz. Giden aramalarda ise temsilci, müvekkil kartından doğrudan arama başlatır ve görüşme otomatik olarak doğru dosyaya işlenir.
Temsilci; aktif çağrıyı, kuyruğu, müvekkil kartını ve görüşme notunu tek ekranda görür. Müsait/meşgul durumunu kendisi yönetir.
Yönetici, anlık olarak kaç aramanın beklediğini, hangi temsilcinin görüşmede olduğunu ve günün toplamlarını canlı izler.
Bekleyen aramalar bir kuyrukta toplanır; öncelik kurallarıyla kimin önce karşılanacağı belirlenir.
Temsilci paneli, ekibinizin telefon başında geçirdiği zamanı verimli kılar. Her temsilci kendi müsaitlik durumunu yönetirken, sistem aramaları yalnızca hazır olanlara dağıtır. Yönetici ise raporlama ve analitik ile bireysel ve ekip performansını ölçer; kim kaç çağrı aldı, ortalama görüşme süresi ne, hangi saatlerde yığılma var.
IVR (Interactive Voice Response — sesli yanıt sistemi), arayanı bir karşılama anonsuyla buluşturan ve "danışma için 1, tahsilat için 2, avukatınıza ulaşmak için 3" gibi seçeneklerle doğru birime yönlendiren katmandır. Bir hukuk bürosunda IVR, gelen aramaların kör bir şekilde rastgele kişilere düşmesini engeller; arayanı ilk saniyeden itibaren doğru hedefe taşır. Bu hem arayanın bekleme süresini kısaltır hem de temsilcilerin yalnızca kendi alanlarındaki çağrılarla ilgilenmesini sağlar.
IVR, yalnızca yönlendirme değil; çalışma düzeninin de bir aracıdır. Mesai içinde aramaları temsilcilere dağıtırken, mesai dışında karşılama anonsu çalabilir, arayanı sesli mesaj bırakmaya yönlendirebilir veya acil durumlar için tek bir nöbetçi hatta aktarabilir. Böylece büro kapalıyken bile hiçbir arama tamamen havada kalmaz; mesai başında bu mesajlar ve kaçan çağrılar liste halinde önünüze gelir.
Bir müvekkilin ya da müşterinin kurumla ilk teması çoğu zaman telefondur. Düzenli bir IVR karşılaması, küçük bir büroyu bile profesyonel ve organize gösterir; "yanlış yere düştüm" hissini ortadan kaldırır. Karşılama metinlerini, menü seçeneklerini ve yönlendirme kurallarını büronuzun ihtiyacına göre yapılandırırsınız. Daha temel bir telefon yönetimi için santral programı sayfamıza, müvekkil kayıtlarıyla entegrasyon için Müvekkil CRM modülüne göz atabilirsiniz.
Her gelen ve giden çağrı; süresi, temsilcisi, bekleme süresi ve sonucuyla otomatik kaydedilir.
Günlük, haftalık ve aylık çağrı hacmi, cevaplama oranı ve ortalama görüşme süresi raporlara dönüşür.
Yoğun saatler, kaçan çağrı oranı ve temsilci performansı görünür olur; kararlar veriye dayanır.
Cevaplama oranı, ortalama bekleme süresi ve kaçan çağrı sayısı gibi metrikler, müşteri iletişiminin kalitesini somut biçimde ölçer. "Telefonlara yetişemiyoruz" sezgisi yerine, hangi saatte kaç ek temsilciye ihtiyaç olduğunu veriyle gösteren bir tabloya kavuşursunuz.
Çok sayıda borçluyu arayan bir tahsilat ekibi, giden çağrıları liste üzerinden sırayla yürütür; her görüşmenin sonucu dosyaya işlenir, kimse iki kez aranmaz.
Gelen aramaların IVR ile danışma, tahsilat ve idari birime ayrıldığı bir büroda, her temsilci yalnızca kendi alanındaki çağrılarla ilgilenir; bekleme süresi düşer.
Müşteri hizmetleri yürüten bir şirket, çağrı raporlarıyla yoğun saatleri tespit eder ve vardiya planını veriye göre düzenler; cevaplama oranı artar.
* Rakamlar tanıtım amaçlı, örnek değerlerdir.
Çağrılar müvekkil CRM ve dava dosyalarına bağlanır; telefon, iş akışının ayrılmaz parçası olur.
Cevaplama oranı, bekleme süresi ve temsilci performansı raporlarla netleşir.
Çağrı verileri şifreli saklanır; KVKK yükümlülükleriniz için gerekli düzen sağlanır.
Hayır. Yazılım, gelen/giden çağrı trafiği yoğun her kurum için uygundur: hukuk büroları, tahsilat ekipleri, müşteri hizmetleri yürüten şirketler ve danışma hattı işleten ofisler. Müvekkil/müşteri kartı entegrasyonu sayesinde özellikle iletişim odaklı işletmelere değer katar.
Arayan, karşılama anonsuyla menüye yönlendirilir ve tuşladığı seçeneğe göre doğru birime aktarılır. Karşılama metinlerini, menü seçeneklerini ve mesai içi/dışı kurallarını büronuzun ihtiyacına göre yapılandırırsınız.
Telefon altyapısı bir telekom/VoIP sağlayıcısı üzerinden bağlanır; bu bir entegrasyondur. Mevcut numaranızı kullanabilir veya yeni VoIP hatları tanımlayabilirsiniz. Temsilciler bilgisayar, mobil uygulama veya masaüstü telefonla çalışabilir.
Temsilci sayısında uygulama tarafında bir sınır yoktur; ekibiniz büyüdükçe yeni temsilciler dakikalar içinde eklenir. Plan detayları için fiyatlandırma sayfamıza bakın.
Günlük/haftalık/aylık çağrı hacmi, cevaplama oranı, ortalama görüşme ve bekleme süresi, kaçan çağrı sayısı ve temsilci bazında performans gibi raporlar sunulur. Raporlar dışa aktarılabilir.
Çağrı kayıtları ve eşleşen kişisel veriler şifreli saklanır ve yalnızca yetkili kullanıcılar erişir. Ses kaydı gibi özelliklerde arayanı aydınlatma yükümlülüğü veri sorumlusu olarak kurumunuza aittir; sistem bu kayıtları şeffaf biçimde işaretler.
Gelen/giden çağrıları, temsilcileri ve IVR yönlendirmesini tek panelde toplayın; her aramayı ölçülebilir bir veriye dönüştürün.
WhatsApp'tan yazın, anında dönelim. Dilerseniz aşağıdan mesajınızı bırakın — WhatsApp üzerinden bize ulaşır.
WhatsApp'tan Yaz
